Puntos clave:
Es crucial recolectar información detallada sobre el interesado para personalizar la interacción, confirmar la cita y preparar materiales.
Mantener una imagen profesional y tener objetivos claros para cada encuentro son esenciales para establecer una impresión positiva.
Durante la reunión, es fundamental iniciar con claridad, mantener el control del diálogo, practicar la escucha activa, y ser conciso al hablar.
Implementar técnicas de cierre adecuadas como el cierre directo, de urgencia, imaginario, de alternativa, y el cierre de cambio de precio.
Preparación previa a la reunión con interesados en colegios
Investigación personalizada
Recolecta información del interesado antes de la reunión. Esto personaliza la experiencia y demuestra un interés genuino en sus necesidades.
Confirmación de la cita
Asegura la asistencia enviando un recordatorio profesional, reforzando tu imagen organizada.
Materiales preparados
Alinea todos los materiales de presentación necesarios para la reunión, asegurándote de que reflejen claramente la propuesta de valor de tu institución.
Imagen profesional
La primera impresión cuenta. Asegúrate de proyectar profesionalismo y confianza desde el momento en que te presentas.
Objetivos claros
Define y comprende el propósito de cada encuentro, ya sea para informar, motivar la inscripción o responder preguntas específicas.
Ejecución de la atención a interesados en colegios privados
Inicio definido
Comienza la reunión estableciendo claramente el objetivo para mantener el enfoque y mostrar respeto por el tiempo del interesado.
Control del encuentro
Mantén la dirección de la conversación, anticipando y gestionando activamente el flujo de la reunión.
Escucha activa
Presta total atención cuando hable el prospecto; esto es crucial para entender sus preocupaciones y adaptar tu respuesta.
Concisión
Mantén tus puntos clave breves y relevantes, evitando sobrecargar de información.
Cierre efectivo
Antes de terminar, resume los siguientes pasos claramente, ya sea enviar más información o programar un seguimiento.
Consejos para mejorar la atención a prospectos o interesados en colegios
Lleva una lista de puntos a tratar y menciónala antes de empezar.
Asigna un tiempo de preguntas al finalizar la presentación y señálalo al iniciar.
En el desarrollo, sé tú el que lleva el ritmo de la presentación.
Usa una voz firme, fuerte y segura.
Mira a tu prospecto a los ojos cuando hables con él, pero sin intimidarle.
Mantén una corporalidad de liderazgo, demuestra seguridad en todo momento.
Si alguien interrumpe o desvía el tema, redirígelo hacia el tema que estás abordando.
Haz preguntas al prospecto para conocer sus objeciones y darle soluciones.
Deja una pregunta de impacto para el final, te ayudará a conocer su verdadera necesidad.
Antes del cierre, haz una recapitulación breve de todos los temas abordados.
Juan Manuel Manes recomienda enfocarnos más en los beneficios percibidos por estudiantes y familias, que en las características o los aspectos técnicos del servicio educativo (Manes, 2005).
Para conocer estos beneficios percibidos es fundamental escuchar a los interesados, ya que mientras más información obtengamos, mayores serán nuestras posibilidades de lograr la inscripción.
Una vez que la reunión haya concluido y hayas abordado todos los temas, es momento de realizar el cierre, para ello puedes aplicar algunas de las siguientes técnicas.
Formas de cerrar nuestras reuniones con interesados
Cierre directo
Usa preguntas directas y contundentes: ¿cuándo te inscribes?
Tiene un efecto de generar una presión directa sobre la persona, por lo que solo se recomienda emplear en prospectos que se muestran muy decididos a estudiar con nosotros.
Cierre de urgencia
Es muy útil para prospectos que nos dan largas o dejan todo de último minuto. Consiste en ponerle una fecha límite a un beneficio, promoción o descuento a fin de presionar para concluir el proceso de inscripción.
Un ejemplo de cierre de urgencia es advertir que ya estamos a punto de llenar nuestra cuota de nuevo alumnado o que el periodo de admisiones está próximo a concluir.
Cierre imaginario
Consiste en hacerle creer al interesado que ya es prácticamente un alumno de nuestra institución.
Por ejemplo, si ya nos entregó documentación, pero aún no ha pagado, podemos decirle “Bienvenido a nuestro colegio” aun sabiendo que el proceso no ha concluido.
Este tipo de cierre ayuda a generar un sentido de compromiso, pero corremos el riesgo de presionar al prospecto.
Cierre de alternativa
Si nuestro servicio educativo ofrece 2 o más opciones, por ejemplo, turno matutino y turno vespertino, podemos aplicar este cierre. “Ahora tienes que elegir si te conviene más estudiar por las mañanas o por las tardes”.
Cierre de cambio de precio
Si manejamos algún descuento en la inscripción por pago anticipado, podemos utilizar este cierre. “No olvides pagar la inscripción antes de esta fecha para poder disfrutar del descuento”.
Cierre de Benjamín Franklin
Cierras la reunión enfatizando los beneficios que obtendrá el alumno o el padre de familia en caso de inscribirse a tu centro educativo.
Este cierre es útil con prospectos que no están totalmente convencidos.
Cierre por “equivocación”
Fingimos equivocarnos y adelantar el proceso de cierre de inscripción. Por ejemplo: “Ok. Entonces te enviaré la ficha de depósito a tu correo”.
Puede servirte para medir el nivel de interés, pero lo más seguro es que el prospecto te corrija y te pida más tiempo para pensarlo.
Cierre del alumno perdido
Es el cierre que usamos cuando hemos recibido un rotundo no. Se trata de indagar en los motivos del rechazo a nuestro colegio y obtener información de valor antes de despedirnos.
Ser rechazado por un alumno o padre de familia no es un fracaso. Si de esa experiencia logramos obtener información que nos ayude a mejorar nuestra oferta educativa, habremos convertido esa situación en algo provechoso para nuestro colegio.
¿Qué hacer si un prospecto rechaza nuestro colegio?
Muéstrate amable.
Agradécele el haberse interesado por tu colegio.
Agradece también el tiempo de la reunión.
Ofrece tu servicio educativo a futuro, deja la puerta abierta siempre.
Indícale de qué forma podría contactarte en el futuro.
Pídele que te recomiende en caso de conocer a alguien interesado en tu colegio.
Pídele retroalimentación para mejorar tu servicio u oferta educativa.
Identifica los motivos por los cuales fuiste rechazado y documenta esa información.
¿Qué no hacer si un prospecto rechazan nuestro colegio?
Hablar mal de otros colegios.
Criticar su decisión.
Ser grosero con nuestra actitud o gestualidad.
Rogarle que se inscriba a tu colegio.
Ofrecer becas altas (superiores al 30%) para convencerles.
Nunca olvides que eres parte importante de la imagen de un colegio y que la impresión que generes se asociará con la personalidad de la marca educativa.
Procura que tu comportamiento y tu presencia esté siempre en sintonía con la identidad y los valores del centro educativo.
Referencias
Manes, J. M. (2005). Marketing para instituciones educativas. Ediciones Granica SA.