Selecciona los datos más apropiados para alcanzar tus metas institucionales.
Todos los centros educativos generan una gran cantidad de datos diariamente. Recolectamos datos de muchas fuentes, especialmente de toda nuestra actividad docente y trámites administrativos.
También obtenemos información cuando realizamos entrevistas, observaciones, cuestionarios y encuestas. Incluso en nuestro sitio web a través de sus cookies.
Del total de datos que producimos, no todos son utilizados para la toma de decisiones, ello dependerá de las necesidades actuales y las prioridades de cada centro educativo. Lo más importante es conocer nuestras metas y elegir aquellos datos que pueden ayudarnos a alcanzarlas.
De todo el universo de información que envuelve a un centro educativo, seleccionamos la más conveniente a partir de un análisis de 4 valores.
Valores para elegir los datos más adecuados para un colegio
Exactitud
Se refiere al grado de conformidad de los datos con respecto a la entidad real que se mide o describe. Esto significa que siempre habrá datos más adecuados que otros para lo que queremos evaluar de nuestro objeto de análisis.
Por ejemplo, si queremos analizar la actitud de nuestros alumnos, las calificaciones serían un referente inadecuado para este fin; es mejor utilizar guías de observación sobre la manera en que los alumnos se expresan en clase y cómo se relacionan entre ellos.
Exhaustividad
Es el grado en el que los datos contienen todas las medidas o componentes deseados por el colegio. Es decir, que nos brinden una visión más completa de lo que estamos analizando y no se queden únicamente en lo superficial.
Un ejemplo de mala exhaustividad es medir el éxito de nuestro marketing con el total de alumnos inscritos, pues es un indicador incompleto.
Lo más adecuado es conocer también el total de facturación, ya que existe la posibilidad de que se hayan otorgado becas sin discreción para captar alumnado, lo cual daña las finanzas de la institución.
Coherencia
Se refiere al grado de repetibilidad de los datos desde diferentes puntos de entrada o recopilación en el colegio. Para lograrla, es necesario integrar y relacionar nuestras distintas bases de datos.
Muchas veces, los colegios colocan solicitan varias veces la misma información, desperdiciando la oportunidad de obtener nuevos datos y haciendo perder el tiempo a sus estudiantes o padres de familia.
Ojo, no es lo mismo actualizar información que puede cambiar, como por ejemplo confirmar la dirección de una familia cada año; que pedir 2 veces datos que nunca varían como la CURP o el número de identidad nacional de una persona.
Relevancia
Es el factor más importante de todos porque permite saber si los datos que estamos eligiendo son adecuados o no a nuestros objetivos institucionales. La relevancia mide el nivel de utilidad que tiene la información en la toma de decisiones trascendentales para las metas que deseamos alcanzar.
Por ejemplo, si estamos indagando sobre el nivel de satisfacción de nuestros estudiantes, de nada nos sirve saber su peso y su altura; pero sí puede ayudarnos saber su edad para correlacionar la satisfacción con ella y analizar que tan bien adaptado está nuestro servicio educativo a las edades de los alumnos.
Si hacemos un registro profesional, limpio y ordenado de información relevante de nuestro colegio, seremos capaces de elaborar conclusiones más precisas y tomar así decisiones inteligentes que nos ayuden a alcanzar nuestras metas.
Integridad de los datos escolares
El trabajo con los datos en los centros escolares busca siempre la exactitud del análisis, la consistencia de una correcta medición y la confiabilidad de los resultados. Un error o una pieza faltante puede hacer que toda nuestra información se vuelva inservible.
Los datos de los colegios pueden comprometerse cuando se replican, se transfieren entre dispositivos o se manipulan de cualquier forma.
Riesgos en la gestión de datos en centros educativos
Problemas en la replicación de datos
Entendemos por replicación al proceso de almacenar datos en varios sitios. por ejemplo, tener una misma base de datos almacenada en un computador, pero también en un almacenamiento físico como un disco duro portátil.
Imagina que haces cambios en el computador, pero se te olvida actualizar la versión del disco duro, luego alguien lo utiliza creyendo que la información está correcta, lo que provoca falta de sincronicidad.
Problemas en la transferencia de datos
Transferencia es el proceso de copiar datos desde un dispositivo de almacenamiento a la memoria de una computadora. En ocasiones, estos procesos pueden verse afectados por interrupciones, lo que puede llevarnos a la pérdida de los datos.
Problemas de manipulación de datos
La manipulación es el proceso que implica modificar los datos para que estén más organizados y sean más fáciles de leer. su objetivo es hacer el análisis sea más eficiente y rápido.
Sin embargo, siempre habrá riesgos de cometer errores de manipulación. De hecho, las equivocaciones humanas al capturar datos son las más frecuentes en las bases de colegios.
Otros riesgos son los virus, hackeos y las fallas del sistema.
Si queremos evitar problemas de replicación, transferencia, y reducir los errores de manipulación, lo mejor es utilizar servicios profesionales de gestión de bases de datos en la nube como Google Cloud.
Los colegios que protegen su información en la nube corren menos riesgos y logran un uso más competitivo y eficiente.
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