Pasos para realizar un congreso exitoso en tu centro educativo.
Marketing de eventos
Dentro del marketing de eventos para una institución educativa, encontramos conferencias, charlas, talleres, cursos, diplomados, seminarios y congresos que sirven para enfrentar a un mercado cada vez más competitivo que demanda generar nuevas estrategias y buscar diferenciadores para atraer a clientes potenciales y destacar frente a la competencia.
En el caso de las escuelas, los clientes y consumidores analizan y comparan otras opciones antes de decidirse a adquirir nuestro servicio, además de que evalúan constantemente su satisfacción.
Por ello, utilizan los eventos como estrategia de captación, posicionamiento o fidelización, ya que las personas de cualquier grupo siempre están en busca de evolución y aprendizaje, a fin de mejorar sus condiciones económicas o profesionales.
Es aquí donde las instituciones educativas pueden aprovechar su renombre, instalaciones, personal y alumnado, a fin de atraer nuevos perfiles e incrementar la matrícula.
Al no tener un producto tangible para demostración, los eventos funcionan como una "muestra" para que los interesados conozcan lo que ofrece el centro educativo.
Por otro lado, también se podrían organizar para mantener satisfechos a los alumnos y padres de familia, proporcionándoles un beneficio exclusivo.
¿Qué son los congresos?
Un congreso es un evento que realiza una organización con la finalidad de brindar diversos contenidos de valor y ayudar en la capacitación de un grupo de personas que comparten interese.
La clave para entender un congreso es que este debe ser una reunión de profesionales. Es muy importante entender este diferenciador, por que solemos ver ciclos de conferencias dirigidas al público en general tituladas errónaemente como congresos.
Lo que concentra un congreso son sus conferencias, talleres, debates o mesas redondas en torno a un tema determinado, que sea de interés para un perfil profesional y que cuente con ponentes de prestigio.
Todo congreso debe precisar un tópico interesante y definido para un tipo de profesional, de lo contrario carecerá de unidad temática y de objetivo.
¿Por qué los colegios deben realizar congresos?
Como estrategia de marketing, un congreso podría impulsar a tu institución, posicionarla y aumentar su prestigio.
Internamente, si consideras como invitados y hasta expositores a alumnos, profesores y empleados, aumentará la satisfacción y el sentimiento de pertenencia.
Quienes asistan a tu evento, posicionarán tu marca al hablar de él, incluso compartirán su experiencia en redes sociales.
La tecnología ha permitido realizar estos eventos también de forma online, lo que posibilita ahorrar en la renta de un espacio y en los viáticos para invitados. De igual modo, se clasifican como nacionales o internacionales.
Como en toda estrategia, tienes que pensar en tu objetivo antes de llevarlo a cabo. Analiza qué beneficio quieres obtener al realizar un congreso: mejorar la imagen de tu colegio, obtener leads, fidelizar a tus alumnos, etc.
Tu planeación debe hacerse en torno a lo que pretendes y al público objetivo al que estarás invitando.
Una institución que no tenga mucho prestigio puede buscar incrementarlo con un congreso, en el cual sus profesores o exalumnos sobresalientes den conferencias, acompañados de otros invitados de renombre.
Por lo regular, son las escuelas de educación superior las que organizan este tipo de eventos, sin embargo, las instituciones de educación básica pueden realizarlos para los padres de familia.
Si tu evento estará enfocado en jóvenes para ingresar a la universidad, por poner un ejemplo, será una buena opción para obtener contactos de nuevos clientes potenciales.
Para lograr la asistencia que requieres, es importante ofrecer un valor agregado. Por lo general, los congresos prometen networking y formación profesional a través de sus destacados ponentes. El secreto es conocer bien a clientes y consumidores para decidir qué hacer y cómo ofrecerlo.
¿Cómo organizar un congreso?
1. Crea un comité
Es imposible llevar a cabo un congreso sin un equipo de trabajo. Se deberá formar un comité organizador, integrado por diversos especialistas de diferentes áreas, ya sea internos o externos, para llevar a cabo tareas específicas, como relaciones públicas, publicidad, comunicación, administración, dirección, etc.
2. Establece el presupuesto
Establecer el presupuesto será la segunda tarea para definir. No podrás materializar el proyecto si no cuentas con los recursos monetarios.
En este aspecto, la institución deberá cubrir una parte de la inversión, pero también pueden buscar patrocinadores. El presupuesto podría irse actualizando, pero lo recomendable es que no cambie mucho.
Además, hay que tomar en cuenta el número de entradas que se deben vender y definir el precio para que esto sea rentable y la institución no termine desperdiciando recursos.
Para ello, el comité habrá que realizar un estudio de mercado, investigar precios de la competencia u otros congresos, determinar los costes y cuántas personas deben asistir. Asimismo, hay que fijar diferentes precios para entradas individuales, por grupo y para la comunidad de la institución.
3. Encuentra el lugar adecuado
No cualquier espacio puede servir para un congreso, deberás pensar en la cantidad de asistentes que esperas, la visibilidad, la acústica y hasta la seguridad de las personas en caso de algún siniestro.
En la mayoría de los países, hacer eventos en lugares carentes de medidas de seguridad puede dar lugar a multas o clausuras que afectarán la imagen de la institución organizadora.
4. Arma el programa
En cuanto al programa, ofrece variedad de formatos y elige invitados reconocidos y respetados. Esto será crucial en el éxito del congreso.
Un cronograma es esencial para cumplir con las tareas en la fecha establecida. En él se incluirán actividades diarias y a largo plazo. El más utilizado es el diagrama de Gantt, incluso hay softwares de uso libre para trabajar con ellos.
5. Respeta el programa publicado
Una vez que el programa esté publicado, deberás respetarlo. No hay nada más molesto para los asistentes que notar que han cambiado el orden de las ponencias anunciadas.
En caso de que por alguna causa de fuerza mayor eso ocurra, tendrás que anunciar el cambio de forma reiterada y por todos los medios posibles.
6. Cuida los detalles
No descuides detalles importantes como proporcionar Wifi de calidad, el catering, los kits de obsequio, programas impresos y digitales, mapas del evento, servicio médico, etc.
Considera además la posibilidad de dar un certificado de asistencia a los asistentes y reconocimientos a los invitados.
Es importante cuidar al máximo la atención a tus invitados, debes lograr que en todo momento se sientan especiales y parte principal del evento. Recuerda que un congreso es para hacer networking.
7. Revisa que cumples con las 4 P’s
Un buen consejo es cumplir con las 4 P’s del Marketing:
Producto (duración, temática, conferencias, ponentes).
Precio (costo, descuentos).
Plaza (lugar).
Promoción (campaña de difusión).