¿Cómo administar correctamente un grupo de WhatsApp para tu centro educativo?
WhatsApp es uno de los servicios de mensajería instantánea más populares del mundo y, por tanto, ha sido inevitable que se establezca como un importante medio de contacto para temas laborales y escolares.
La plataforma permite la creación de grupos con la finalidad de facilitar la comunicación entre varias personas. Hoy en día es difícil que algún usuario de WhatsApp no forme parte de al menos un grupo.
En el ámbito educativo tenemos grupos de alumnos, profesores y padres de familia. Casi siempre son gestionados por el propio colegio, pero existen también los administrados de manera externa a la institución.
A continuación, te brindaré algunos consejos para que administres correctamente los grupos de WhatsApp de tu centro educativo.
Reglas para la gestión de grupos de WhatsApp en centros educativos
Asigna un número específico para la atención escolar
En la mayoría de los colegios, los profesores y administrativos terminan utilizando sus teléfonos personales para atender temas laborales relacionados con la escuela. Esto no debería ser así.
Los colegios deben contar con al menos un dispositivo para uso exclusivo de asuntos institucionales. De esta manera, transmitiremos una mayor seriedad y seremos respetuosos de la privacidad de nuestro personal.
A muchos colegios se les olvida que existe una Ley de Protección de Datos Personales que protege los números telefónicos de nuestros profesores y demás empleados.
Por tanto, ninguna institución debe obligar a sus colaboradores a participar de grupos de WhatsApp donde su teléfono quedará expuesto a otras personas.
Formaliza el perfil de WhatsApp Business
Una vez que tenemos un teléfono exclusivo para contactar con padres y alumnos, lo siguiente es descargar WhatsApp Business y posteriormente personalizar el perfil de empresa colocando como imagen de usuario el logotipo del centro educativo.
En "info." puedes colocar el eslogan del colegio.
Si quieres aprender más sobre el uso de WhatsApp Business para colegios, te dejamos un enlace a nuestro post sobre el tema:
El colegio debe tomar la iniciativa
Es mejor que sea la propia institución la que cree el grupo, y no esperar a que sean los padres de familia quienes tomen la iniciativa.
Me tocó asesorar a un colegio qué se rehusaba a usar de forma oficial este medio, lo que ocurrió es que tanto las familias como los maestros crearon sus propios grupos sin la presencia de los administrativos. En consecuencia, los mensajes no eran oficiales y solían tergiversarse al pasar por varias personas.
Tras un estudio de mercado, el colegio se dio cuenta que debía tomar el control de dichos grupos para evitar la desinformación que estaba afectando su imagen institucional.
Si bien el correo electrónico sigue siendo una forma de contacto importante y necesaria, tenemos que perderle el miedo a la tecnología y abrirnos a medios que, aunque son menos formales, nos ayudan a contactar de forma más inmediata con las personas.
Al crear el grupo, es indispensable que le coloquemos un nombre y una foto que ayude a identificar el motivo por el cual se creó dicho grupo.
No por la informalidad natural del WhatsApp como servicio de mensajería instantánea, nuestra comunicación en esta app tiene que ser descuidada o no institucional.
Todo grupo de WhatsApp necesita reglas
Como administrador de grupo, deberás redactar las reglas y publicarlas en “Descripción del Grupo”. De esa manera, los usuarios podrán observarlas.
Cada vez que un usuario rompa con alguna de las reglas, tu labor como administrador será señalar la falta de manera pública o de lo contrario más integrantes seguirán el mal ejemplo.
Si durante la actividad del grupo surge alguna nueva falta no contemplada en el reglamento, es necesario actualizarlo y pedir que se respete.
Cuando los grupos de WhatsApp actúan sin reglas estos se llenan de mensajes ociosos que terminan hartando algunos participantes.
Como administrador, no puedes permitir que esto suceda, pues provocará que cuando publiques un mensaje verdaderamente importante este sea ignorado por algunos miembros acostumbrados a publicaciones insustanciales en el grupo.
Si deseas un poco de ayuda para redactar tus reglas de grupo, aquí te dejo algunos de los errores más frecuentes en grupos de WhatsApp de colegios.
Errores más comunes en grupos de WhatsApp de escuelas
Enviar mensajes personales dentro del grupo
Comentar en el grupo temas que no son del interés general (en esos casos es mejor una comunicación directa con las personas interesadas).
Iniciar o sumarse a cadenas de felicitaciones cada vez que un integrante cumple años (las felicitaciones son a través de mensajes privados).
Hacer cadenas de “Ok” o “Enterado” para responder mensajes generales. Al emitir notificaciones al grupo es importante señalar entre paréntesis que no es necesario confirmar de enterado.
Enviar cualquier mensaje que no sirva para el objetivo del grupo. Ejemplo: memes, chistes, cadenas de oraciones, rumores, información falsa, felicitaciones, stickers, vídeos sensacionalistas o cualquier otra cosa que no aporte nada al grupo.
Prohibir hacer capturas de pantalla de lo que se publica en el grupo para luego enviarse a otras personas, ya que se considera deshonesto y falto de ética.
Pedir darle seguimiento a lo que se publica. Es muy feo cuando alguien pregunta algo que ya se habló previamente en el grupo.
Consejos para administradores de grupos de WhatsApp en colegios
Cuida mucho tu ortografía y tu redacción, recuerda que representas a una institución educativa por tanto se espera que sepas escribir correctamente.
Trata siempre de hacer tus mensajes cortos y sintéticos. Evita la redundancia o el exceso de frases. Antes de enviar un texto, analiza si puedes quitar palabras sin afectar la idea que pretendes comunicar.
Dales tiempo a las personas para que puedan responder tus mensajes. No quieras que te contesten de manera inmediata, pues no sabes si los participantes están ocupados en alguna actividad. Lo ideal es esperar de 6 a 8 horas.
Puedes utilizar emojis para darle un sentido emocional a tus mensajes, pero evita abusar de ellos y ten cuidado de conocer con exactitud sus significados.
Activa las dobles palomitas para confirmar que has recibido y leído los mensajes, así como la aparición de tu última conexión. Esconder estos elementos te hace ver como alguien que esconde cosas o es poco transparente.
Dejar en visto un mensaje es una señal de descortesía que incluso puede ser vista como una agresión.
Una vez que el grupo ha dejado de cumplir su objetivo, el administrador debe agradecer, despedirse y eliminar el grupo.
Espero que estos consejos te ayuden a gestionar mejor tus grupos de WhatsApp, ya que en los colegios se suelen cometer muchísimos de los errores antes descritos.