Puntos clave:
Las jornadas de puertas abiertas son cruciales para atraer nuevos estudiantes y fortalecer la comunidad educativa.
Es importante establecer objetivos, elegir fechas adecuadas y crear un presupuesto detallado.
Diseña presentaciones breves, talleres interactivos, momentos sorpresa y una clara asignación de roles.
Para mejorar, se deben medir resultados con encuestas, enviar agradecimientos y mantener contacto con los interesados.
Las jornadas de puertas abiertas son una estrategia fundamental para los colegios privados que buscan atraer a nuevos estudiantes y fortalecer su comunidad educativa.
Esta actividad ofrece la oportunidad perfecta para que las familias interesadas conozcan de primera mano las instalaciones, el personal docente y los valores que diferencian a la institución.
Organizar unas jornadas de puertas abiertas exitosas puede marcar la diferencia entre llenar las aulas con nuevos alumnos comprometidos o perder oportunidades frente a otros colegios.
Para lograr un evento exitoso, es esencial una planificación meticulosa, una ejecución impecable y una correcta organización interna. Es por ello que hoy te explicaremos cómo crear una jornada de puertas abiertas que te ayude a captar nuevo alumnado.
¿Cómo organizar una jornada de puertas abiertas para un colegio privado?
1. Planificación de la jornada
Definir objetivos claros
Antes de comenzar a planificar las jornadas de puertas abiertas, es crucial establecer objetivos claros que guiarán todas las acciones del evento. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART).
Si bien suele pensarse que las jornadas de puertas abiertas buscan únicamente captar nuevos alumnos, la verdad es que también nos ayudan a mostrar las fortalezas académicas e involucrar a la comunidad escolar para crear un ambiente acogedor y colaborativo.
Establece el número de visitas que necesitas alcanzar, el total de interesados que deseas atraer y el número de inscripciones que buscas obtener con esta actividad.
Seleccionar fecha y horario adecuados
Elegir la fecha y el horario correctos es fundamental para maximizar la asistencia al evento.
Algunas consideraciones son:
Evitar conflictos con otros eventos importantes: Asegúrate de que la jornada de puertas abiertas no coincida con eventos significativos o días festivos que puedan afectar la asistencia.
Elegir un horario conveniente a las familias: Los fines de semana o tardes suelen ser los momentos más adecuados, ya que permiten a las familias asistir sin interferir con sus rutinas diarias.
Sarrias Martí (2018) sugiere que la selección del día es importante, pero también se puede considerar realizar más de un día de puertas abiertas al año, dependiendo de la capacidad organizativa del centro.
Crear un presupuesto detallado
Un presupuesto bien planificado asegura que todos los aspectos del evento se lleven a cabo sin inconvenientes financieros.
Los elementos a considerar en el presupuesto incluyen:
Gastos de promoción: Publicidad, folletos, banners y otros materiales promocionales.
Costos operativos: Seguridad, limpieza y catering.
Materiales promocionales: Regalos, folletos informativos y kits de bienvenida.
Diseño de la jornada
Diseño del recorrido
El recorrido debe estar cuidadosamente planificado para mostrar lo mejor de las instalaciones y programas del colegio.
Incluye demostraciones y actividades en puntos estratégicos del recorrido para mantener el interés y la participación de los visitantes.
Diseño de talleres y actividades
Organiza presentaciones cortas y efectivas sobre diferentes aspectos del colegio, como su enfoque educativo, programas especiales, actividades extracurriculares y servicios de apoyo.
Permite que los visitantes participen en talleres interactivos relacionados con las asignaturas del colegio, como un taller de robótica, donde puedan construir y programar un pequeño robot, o una clase de arte donde puedan crear una obra simple.
Asignación de tareas y roles
La claridad en la asignación de tareas y roles es crucial para evitar confusiones y asegurar que todo el personal sepa exactamente qué se espera de ellos.
Algunas ideas que te ayudarán son:
Guías turísticos: Los alumnos y profesores pueden ser designados para mostrar las instalaciones y responder preguntas sobre la vida escolar y académica.
Puntos de información: Personal administrativo y algunos docentes pueden estar disponibles en áreas designadas para responder preguntas más específicas y manejar las inscripciones.
Equipos de logística: Encargados de la instalación y mantenimiento del lugar, asegurando que todo esté en orden y que cualquier problema técnico se resuelva rápidamente.
Sarrias Martí (2018) enfatiza la importancia de tener un equipo bien identificado y preparado para atender a los visitantes, sugiriendo el uso de vestimenta oficial e identificadores visibles para el personal.
2. Comunicación y promoción de la jornada
Una estrategia de comunicación efectiva es vital para atraer a las familias y asegurar una buena asistencia en la jornada de puertas abiertas.
Algunas tácticas son:
Invitación a los exalumnos: No dudes en invitar a antiguos alumnos y animarlos a traer amigos y conocidos, para ello es necesario contar con una base de datos actualizada.
Uso de flyers y folletos: Distribuir materiales promocionales en la zona de influencia del colegio para atraer a la comunidad local.
Uso de lonas y señaléticas: Colocar lonas y señales en lugares estratégicos para informar y guiar a los visitantes.
3. Ejecución de una jornada de puertas abiertas
Las presentaciones y talleres en una jornada de puertas abiertas deben ser cumplir con ciertas características para mantener el interés de los visitantes.
Charlas breves y efectivas
Organiza presentaciones o actividades cortas (10-20 minutos). Evita que tus actividades sean demasiado largas al punto de aburrir o abrumar a las familias. El dinamismo de los instructores también es un punto relevante para lograr una experiencia positiva.
Productos tangibles
Es crucial que los estudiantes se lleven un producto tangible de cada actividad o taller durante las jornadas de puertas abiertas. Esto no solo refuerza el aprendizaje práctico, sino que también deja una impresión duradera del colegio y las actividades ofrecidas.
Momento sorpresa
Incluye un momento sorpresa en el programa, como una actuación inesperada de un grupo de música, una presentación especial de un proyecto destacado o un sorteo con premios relacionados con el colegio. Estos momentos pueden generar un impacto positivo y memorable en los visitantes.
4. Evaluación de una jornada de puertas abiertas
Después de realizar las jornadas de puertas abiertas, es valioso medir y evaluar los resultados para comprender el impacto del evento y mejorar futuras ediciones.
Pasos para evaluar una jornada de puertas abiertas
Recopilación de información de los interesados
Formularios de inscripción y encuestas
Durante el evento, proporciona formularios de inscripción a los asistentes para recopilar datos de contacto y áreas de interés. Esto permitirá un seguimiento posterior personalizado.
Distribuye encuestas de satisfacción para conocer la impresión de los visitantes sobre diferentes aspectos del evento, como la organización, las presentaciones y las instalaciones. Las encuestas pueden ser digitales o en papel.
Puntos de contacto
Establece puntos de contacto donde los visitantes puedan dejar comentarios y sugerencias de manera anónima. Esto puede incluir buzones de sugerencias y estaciones de encuesta digital.
Análisis de datos
Tasas de conversión
Calcula la tasa de conversión comparando el número de visitantes que asistieron al evento con el número de interesados e inscripciones posteriores al colegio. Esto te ayudará a evaluar la efectividad del evento en términos de captación de alumnos.
Feedback cualitativo
Analiza los comentarios y sugerencias recibidos para identificar áreas de mejora y aspectos que fueron bien recibidos. Presta especial atención a las observaciones recurrentes.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Define y evalúa los indicadores clave de rendimiento, como la satisfacción de los visitantes, la participación en talleres y presentaciones, y el nivel de interacción con el personal del colegio.
5. Seguimiento post-jornada de puertas abiertas
Envío de agradecimientos
Envía correos electrónicos personalizados de agradecimiento a todos los asistentes, expresando tu gratitud por su participación y destacando los puntos fuertes del colegio. Incluye un resumen del evento y un enlace a recursos adicionales, como videos de las presentaciones.
Invitaciones a eventos futuros
Mantén el contacto con los interesados invitándolos a futuros eventos del colegio, como actividades extracurriculares, ferias educativas y reuniones informativas. Esto ayuda a mantener el interés y fortalecer la relación con las familias.
Reuniones de seguimiento
Lleva a cabo reuniones internas con el equipo organizador para evaluar el éxito del evento y discutir posibles mejoras. Analiza los datos recopilados y formula estrategias para optimizar las próximas jornadas de puertas abiertas.
Consejos finales
Organizar unas jornadas de puertas abiertas exitosas requiere una planificación meticulosa, una ejecución impecable y un seguimiento detallado.
Te invitamos a utilizar esta guía como un recurso valioso para transformar tus jornadas de puertas abiertas en una herramienta poderosa para el crecimiento y la consolidación de tu colegio privado.
Con dedicación y esfuerzo, puedes crear una experiencia memorable que atraiga a nuevas familias y refuerce la confianza en tu institución.
Referencias
Sarrias Martí, L. (2018). School Marketing: Cómo vender más siendo un centro de enseñanza. Profit Editorial.