Puntos clave:
Procrastinación es el retraso intencional de tareas importantes a pesar de conocer sus consecuencias negativas.
La procrastinación está profundamente relacionada con la regulación emocional y la estructura del cerebro.
La procrastinación puede afectar significativamente la eficiencia administrativa, la moral del personal y la calidad educativa.
Técnicas como “Tragarse el Sapo”, la regla 1090, y el método ABCDE son efectivas para evitar la procrastinación.
Definiendo la procrastinación
La procrastinación es un fenómeno comúnmente malinterpretado, especialmente en el contexto de la gestión escolar. A menudo se confunde con la pereza, pero en realidad, son conceptos con significados y raíces etimológicas distintas.
Origen etimológico
El término “procrastinación” proviene del latín “procrastinare”, que significa “dejar para mañana” y del griego antiguo “akrasia”, que se refiere a “actuar en contra de nuestro mejor juicio” (Lieberman, 2019).
Esta combinación etimológica ya nos ofrece una pista sobre la complejidad de este concepto: no se trata simplemente de retrasar tareas, sino de un conflicto interno entre lo que sabemos que debemos hacer y lo que realmente hacemos.
Implica el retraso intencional de tareas importantes a pesar de conocer sus posibles consecuencias negativas (Grant, 2020).
Procrastinación no es sinónimo de pereza
Mientras la pereza se caracteriza por la falta de deseo de trabajar o hacer un esfuerzo, la procrastinación implica posponer deliberadamente tareas importantes a pesar de querer o necesitar hacerlas (Lieberman, 2019).
Por ejemplo, un director de colegio puede saber que debe revisar el presupuesto anual, pero, en lugar de hacerlo, decide reorganizar su oficina. Aunque la reorganización puede implicar un esfuerzo mayor que la revisión del presupuesto, no es la tarea que realmente necesita atención inmediata.
¿De dónde nace la procrastinación?
Hal Hershfield, psicólogo, señala que nuestra tendencia a procrastinar está influenciada por la amígdala, una parte del cerebro que actúa como un “detector de amenazas”. Cuando nos enfrentamos a una tarea que nos hace sentir ansiosos o inseguros, la amígdala percibe esa tarea como una amenaza (Lieberman, 2019).
Además, nuestro cerebro no está diseñado para pensar a largo plazo; está programado para enfocarse en el aquí y ahora. Esto significa que las tareas que posponemos parecen ser problemas de “nuestro yo futuro” y no algo que necesitemos abordar de inmediato.
La procrastinación crónica puede tener efectos en nuestra salud mental y física.
Según Grant (2020), los procrastinadores crónicos experimentan niveles más altos de estrés, mala calidad del sueño, menos ejercicio y peor alimentación.
Además, la procrastinación puede llevar a una disminución de la satisfacción con la vida, síntomas de depresión y ansiedad, y en casos extremos, enfermedades como hipertensión y problemas cardiovasculares.
Para los directores de colegios privados, entender estas bases científicas es crucial para abordar y mitigar los efectos de la procrastinación tanto en su propia gestión como en la de su equipo.
Efectos negativos de la procrastinación en colegios
Las decisiones postergadas en colegios pueden afectar su reputación, reducir la moral del personal y, en última instancia, impactar negativamente en la calidad educativa que se ofrece a los estudiantes.
Un director de colegio que procrastina puede encontrar que las tareas se acumulan, lo que aumenta el estrés y la presión, y disminuye aún más su capacidad para tomar decisiones efectivas.
Este entorno de alta presión no solo impacta al director, sino que también afecta a todo el colegio, que depende de la orientación y las decisiones oportunas del líder.
Por ejemplo, retrasar el envío de informes de progreso a los padres, puede preocupar a las familias y hacer que se cuestionen la eficacia del colegio en el seguimiento del rendimiento académico de sus hijos.
Retrasar la adopción de nuevas tecnologías educativas puede dejar al colegio rezagado respecto a otras instituciones que ya están mejorando la enseñanza y el aprendizaje con herramientas digitales.
Estrategias para combatir la procrastinación en la gestión de colegios
A continuación, se presentan varias estrategias efectivas basadas en investigaciones y prácticas recomendadas.
Reconocer y aceptar cuando procrastinamos
El primer paso para superar la procrastinación es reconocer que existe. Aceptar que es un problema real y entender sus raíces emocionales es crucial para empezar a abordarla eficazmente.
Reflexionar sobre cómo nuestros hábitos personales afectan a la gestión diaria del colegio, puede proporcionar una visión clara de las áreas que necesitamos mejorar.
Técnicas de regulación emocional
Dado que la procrastinación está estrechamente relacionada con la regulación emocional, adoptar técnicas para manejar las emociones puede ser muy efectivo.
Mindfulness, yoga o meditación
Practicar mindfulness o yoga nos ayuda a reducir la ansiedad relacionada con las tareas pendientes. La meditación regular puede mejorar la concentración y la capacidad de manejar el estrés.
Ejercicio físico regular
El ejercicio libera endorfinas, que son químicos del cerebro que mejoran el estado de ánimo y reducen el estrés. Incorporar actividades físicas en la rutina diaria puede ser una excelente manera de combatir la procrastinación.
Gestión del tiempo y planificación efectiva
Un cronograma o una agenda bien organizada es un arma altamente efectiva contra la procrastinación.
El time blocking es una técnica que implica dividir el día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas, permitiendo una planificación detallada y una mayor concentración.
Por ejemplo, un director de colegio podría reservar una hora por la mañana para revisar correos electrónicos, dos horas para reunirse con profesores y otra hora para labores administrativas.
Existen numerosas aplicaciones para móviles que pueden ayudarte a organizar y recordar las tareas diarias. Herramientas como RescueTime, Trello, Asana o Notion pueden hacer una gran diferencia.
Ambiente de trabajo positivo
Crear un entorno de trabajo que minimice las distracciones y promueva la productividad es crucial.
Esto puede incluir la organización del espacio de trabajo, el uso de aplicaciones que bloquean sitios web distractores durante ciertos periodos y la implementación de horarios específicos para revisar correos electrónicos y redes sociales.
Cultura organizacional saludable
Fomentar una cultura de responsabilidad y apoyo mutuo en la institución puede reducir la procrastinación.
Promover el trabajo en equipo y comunicar expectativas claras contribuye a un ambiente de trabajo más eficiente y positivo.
No dudes en indicarles a las personas cuál debe ser la tarea prioritaria del día y recordar fechas y horarios de entrega.
Técnicas para vencer a la procrastinación
Existen varias técnicas y métodos concretos pueden ser implementadas para superar la procrastinación.
Tragarse el sapo
Este método implica abordar primero la tarea más difícil del día. Según la regla, si tienes dos sapos (tareas difíciles), debes comer el más feo primero, es decir, empezar con la tarea más complicada y laboriosa, de esta manera, podrás dejar de pensar en ella el resto del día.
Cuando decidas tragarte ese primer sapo, es importante hacerlo sin interrupciones y no parar hasta que lo concluyas. Esto reducirá significativamente el tiempo total necesario y aumentará tu productividad.
La regla 1090
Este método sugiere que el 10 % del tiempo dedicado a planificar puede ahorrarte el 90 % del tiempo de ejecución. Hacer listas diarias de tareas cada noche para el día siguiente ayuda a mantener el enfoque y la organización.
Método ABCDE
Clasifica tus tareas diarias en cinco categorías:
A: Cruciales y con consecuencias graves si no se hacen.
B: Importantes pero con menos consecuencias.
C: Tareas deseables, pero sin consecuencias si no se hacen.
D: Delegables a otros.
E: Eliminables sin impacto negativo.
Comenzar por las tareas A y seguir en orden de prioridad, asegura que se aborden las tareas críticas primero.
Enfoque en áreas clave de resultados
Se basa en identificar y enfocarse en las áreas de resultados clave puede mejorar significativamente la productividad del colegio.
Toda institución tiene de cinco a siete tareas que son vitales para su éxito. Al identificarlas y centrar los esfuerzos en ellas, se puede garantizar un impacto positivo en el rendimiento general.
Superando la procrastinación para un liderazgo educativo exitoso
La procrastinación es un enemigo silencioso que puede socavar la eficiencia y el éxito de cualquier institución educativa.
Para los directores de colegios privados, comprender y abordar la procrastinación no es solo una cuestión de mejorar la productividad personal, sino de asegurar que toda la organización funcione de manera óptima.
La procrastinación no es simplemente una falta de disciplina; es una respuesta emocional compleja que requiere estrategias específicas para ser superada.
Compártenos en los comentarios cómo has enfrentado a la procrastinación en tu colegio. Nos encantará leerte.
Referencias
Grant, A. (2020). The real reason you procrastinate. WorkLife with Adam Grant. TED talk. https://www.ted.com/talks/worklife_with_adam_grant_the_real_reason_you_procrastinate
Lieberman, C. (2019, 26 de marzo). Procrastinar no es un asunto de holgazanería, sino de manejo de las emociones. The New York Times. https://www.nytimes.com/es/2019/03/26/espanol/cultura/procrastinacion-emociones.html