Llevar un registro de todos tus interesados te permitirá mejorar tu proceso de venta.
Un error que afecta gravemente a algunos colegios es no llevar un registro preciso de todos sus interesados o prospectos (leads).
Año con año, las escuelas que no realizan estas bases de datos se pierden la oportunidad de contar con datos muy valiosos que podrían ayudarles a incrementar su número de alumnos.
Las bases de datos no solo sirven para almacenar información que ayude en el proceso de venta, también sirve para medir qué tan eficientes somos en dicho proceso.
Un buen registro de leads o interesados te permitirá medir diversas variables relacionadas con tu oferta educativa, lo que te ayudará a tomar acciones de mejora durante la etapa de inscripciones de tu colegio.
Importancia de medir nuestros procesos de captación
Aunque la frase "Lo que no se mide, no se puede mejorar" se le atribuye al filósofo de la Administración, Peter F. Drucker, la realidad es que la frase pertenece al físico y matemático británico William Thomson.
La versión de Thomson es mucho más interesante porque él agrega que "Lo que no se mejora, se degrada siempre", lo cual es muy cierto.
Una institución educativa que no mide sus procesos no podrá detectar áreas de oportunidad y de mejora, y lo más probable es que cuando se percate de los problemas será porque estos se han vuelto incontrolables.
Llevar una base de datos de leads nos ayuda a medir diversos factores.
¿Nuestro colegio interesa más a hombres o a mujeres?
En nuestra zona, ¿quién ejerce mayor influencia en la educación de los hijos? ¿El padre, la madre u otro familiar?
¿De qué escuela estamos recibiendo más interesados?
¿Qué nivel educativo o qué carrera universitaria tiene mayor demanda?
¿Qué medio está brindándonos el mayor número de leads? ¿Nuestro sitio web, nuestras redes sociales, las ferias vocacionales?
¿Cuáles son las necesidades de nuestros leads? ¿Por qué se interesan en nuestro colegio?
Si nos escogieron, ¿cuál fue el motivo principal por el cual lo hicieron? Lo mismo si fuimos rechazados.
Con una buena base de datos podrás responder todas estas preguntas. Incluso puedes relacionar variables entre sí e incorporar nuevos datos. Lo importante es que lleves el registro y puedas mejorar tus procesos de venta.
Evita formularios muy largos y llenos de preguntas, especialmente si es la primera vez que interactúas con el alumno o padre de familia.
Puedes ir llenando tu base de datos con diferentes fuentes de información, no todo tiene que ser encuestas. Puedes tomar datos de entrevistas, redes sociales, llamadas telefónicas, documentos oficiales o de la observación directa.
¿Qué datos debo registrar de un lead para mi colegio?
Hoy en día, el correo electrónico y el número de móvil son dos de los datos más importantes para el registro de leads. Otros datos que debes tener son el nombre y los apellidos del posible alumno, además de los del padre o tutor.
Es importante que identifiques quién es la persona que toma las decisiones; a veces es el padre, en ocasiones la madre, puede ser el propio alumno u otra persona.
Siempre hay alguien que decide y alguien que influye más en dicha decisión.
Otro dato que te será de gran utilidad es conocer la escuela de procedencia del alumno. Así sabrás en qué colegios debes fortalecer o incrementar la presencia de tu marca educativa.
Sexo del alumno
A veces no lo apuntamos porque nos guiamos del nombre del alumno. Sin embargo, te puedes topar con nombres unisex que pueden confundirte.
Nivel educativo o carrera universitaria (en el caso de una universidad) a la cual desea inscribirse el posible alumno.
Te ayudará a conocer la demanda de cada nivel o licenciatura, y podrás compararla con años anteriores.
Medio de captación
Apunta el medio por el cual captaste a tu interesado. Ejemplo: "Sitio web", "Facebook", "Instagram", "Feria Vocacional", etc.
Fecha de captación
Es muy importante registrar la fecha en la cual captaste a tu interesado. Así sabrás qué meses son los mejores para obtener leads.
Fecha de cierre
Fecha en la cual cerraste el proceso de venta con tu interesado. No importa si no se inscribió a tu colegio.
Motivo del cierre
Pregunta y registra el porqué tu interesado se inscribió a tu colegio, eso te ayudará a identificar tus fortalezas. Si decidió no inscribirse, también apunta el motivo, eso te ayudará a detectar tus debilidades.
Abajo encontrarás un archivo Excel que te ayudará a registrar a tus leads en caso de que no cuentes con un CRM.
Recuerda que la información es lo único que nos permitirá tomar decisiones inteligentes para mejorar nuestro proceso de captación.